• Nous passons énormément de temps sur notre boîte mail : mails, spams, newsletters, etc. beaucoup à lire !

  • Pour avoir une boîte mail optimisée et organisée, et pouvoir s’y retrouver facilement, je vous propose de passer un peu de temps dessus afin de pouvoir en gagner rapidement par la suite.

Nettoyer sa boîte mail

Il faut y aller PAR ÉTAPES. Ne pas vouloir tout faire en une seule fois pour ne pas être dépassé(e) pas le travail (car nous savons tous qu’il y en a !!) et éviter la procrastination. 📧

1/ Commencez votre tri par date.

Effacez les mails les plus anciens et qui ne vous intéressent pas ou archivez / Mettez dans un dossier ceux que vous souhaitez garder.

2 / Distinguez les mails professionnels et les mails personnels à minima, en faisant 2 dossiers. L’idéal étant encore d’avoir 2 boîtes mail distinctes.

3/ Créez des sous-dossiers par thème, par personne (clients, prospects, etc.), urgent ou non, … et glissez-y les mails 📥.

4/ Gérez vos abonnements aux newsletters (publicités). Pour cela désinscrivez-vous de celles que vous effacez systématiquement sans les lire ou alors bloquez les destinataires. Gardez seulement celles qui vous intéressent. Vous verrez, au quotidien, très vite, votre messagerie sera moins pleine (et votre cerveau aussi!) !

5/ Bien entendu, pensez à vider vos spams et votre corbeille régulièrement.

Prendre de nouvelles habitudes

Gérez vos mails par ordre d’importance ! Les newsletters ne seront pas traitées en même temps qu’un mail clients ou qu’une demande d’information ou de devis.

1/ ⏲️ Planifiez la lecture des mails en programmant dans votre agenda des créneaux « gestion mail ». En dehors de ces créneaux, fermez votre messagerie. Cela permet de ne pas passer ses journées à surveiller sa boîte mail et de ne pas être interrompu(e) dans vos tâches le reste de la journée.

2/ Traitez les mails ouverts selon l’urgence 🚨 ! On y répond, on le met en attente pour le traiter le lendemain ou plus tard, on le classe dans un dossier ou on le supprime.

Surtout supprimez au fur et à mesure les mails qui ne vous intéressent pas ou ne sont pas importants.

3/ Programmez un autre créneau dans la semaine pour la lecture des newsletters reçues en lien avec votre travail (moins importants).

4/ Je vous en parlais dans l’étape du nettoyage, créez des dossiers pour classer les mails à conserver et les déplacer dedans dès que le mail a été traité. Pour avoir une boîte vraiment vide, on peut même faire des dossiers « mails à traiter », « mails en attente de réponse », … (chacun sa préférence).

5/ Désactivez les notifications pour les nouveaux mails, s’il est urgent en général vous recevez un appel également.

6/ Rajoutez un rappel dans votre agenda pour traiter les dossiers « à gérer plus tard » (on ne procrastine pas!).

❗ Bien sûr, si vous attendez un mail important à traiter en milieu de journée, autorisez-vous à gérer seulement celui-ci pour ne pas déborder sur le reste de votre planning.

Améliorer son organisation et son quotidien

1/ Les conseils que je vous donne pour gérer votre boîte mail, doivent s’adapter à votre routine et non l’inverse. Établissez donc votre routine personnelle dans l’ordre que vous souhaitez. Organisez votre classement de mails à votre façon, rien de tel pour garder vos bonnes habitudes.

2/ Il va vous falloir du temps dans un premier temps pour tout nettoyer (et au passage vous diminuez l’empreinte carbone 🌍 – les mails étant énergivores, un e-mail standard génère environ 4g de CO2 ; avec une pièce jointe volumineuse, il produit jusqu’à 50 g de CO2 !), le reste de l’organisation se fera petit à petit.

3/ Il faut trois semaines pour changer une habitude, alors soyez patient avec vous-même 💪. Ne vous mettez pas la pression. Prenez votre temps, et vous réussirez à améliorer vos habitudes de gestion des mails. Vous pouvez les intégrer dans votre planning journalier ou bien déléguer cette tâche si cela vous demande une charge de travail trop importante.

Bonus : pensez à modifier votre mot de passe (complexe!) régulièrement, et méfiez-vous des faux mails !

J’espère que mes petits conseils vous aurons apporté un peu d’aide sur le sujet !

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