- Le télétravail étant largement utilisé, chaque entreprise devrait prendre des mesures afin de prendre en compte toute l’importance de la réussite des réunions à distance.
- Je vais vous donner quelques conseils de base.
Les réunions (que l’on juge trop importantes ou non, mais souvent nécessaires) font partie intégrante du travail de bureau (partage d’informations, prises de décisions, etc.). C’est pourquoi il est nécessaire de bien les préparer.
Voici mes conseils.
- Avoir les technologies adaptées
Les réunions à distance impliquent d’avoir une connexion rapide à Internet, et surtout à des capacités de visio- et d’audioconférence de haute qualité, afin de voir et entendre ses interlocuteurs.
Cela afin de bien se faire comprendre, de répéter si besoin, etc.
2. Définir un ordre du jour
Afin de rendre la séance la pus productive possible, il est essentiel de définir l’ordre du jour à l’avance, en le communiquant en amont aux participants, afin qu’ils aient connaissance des thèmes abordés, avec les prises de paroles des uns et des autres.
Bien entendu, il vous faudra idéalement diffuser une présentation pour le bon déroulement et son suivi. Je vous en parlais ICI.
3. Limiter le nombre de participants
Veillez à limiter le nombre de participants aux membres essentiels. Pensez à l’ordre du jour et aux sujets qui doivent être évoqués, et n’invitez que ceux qui participeront activement. Le fait de limiter les réunions à quatre ou cinq personnes permettra d’accroître la concentration de chacun, avec à la clé moins de distractions et l’instauration d’une meilleure culture collaborative. Bien évidemment, si nécessaire, invitez autant de participants que nécessaire, mais pensez à couper les micro pour ne garder que celui de l’orateur, et demander la parole au besoin.
4. Respecter les règles de base
Pour le bon déroulement de la réunion, les technologies (caméra, son et connexion réseau) doivent être contrôlées en amont.
Tout le monde doit faire en sorte d’être à l’heure pour débuter par la présentation des participants et l’ordre du jour. Il faudra ensuite veiller à ce que les participants ne se coupent pas la parole. Les personnes qui n’interviennent pas couperont donc leur micro.
5. Mettre en place un suivi
La réunion terminée, assurez un suivi à l’aide d’une liste de points d’action, de livrables et de dates limites. Ces éléments doivent être envoyés à tous les participants afin qu’ils soient au courant des étapes à suivre.
Enfin, toutes les ressources doivent être stockées en ligne, ainsi que tous les documents qui seront générés dans le cadre des prochaines étapes. Ce référentiel doit également contenir un enregistrement de la réunion elle-même, afin que ceux qui n’ont pas pu y participer puissent rattraper leur retard.
En suivant ces règles simples, vos téléconférences seront aussi limpides et efficaces que si chacun des membres se trouvait dans la même pièce.
En espérant qu’elles puissent vous aider à avoir un environnement de travail clair propice aux échanges dans votre stratégie.
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