Vous vous posez des questions sur la gestion de votre temps et sur votre organisation ? La matrice d’Eisenhower va vous aider à y voir plus clair !

En effet, ses quatre quadrants vont vous faciliter les décisions afin que vous puissiez prioriser vos tâches.

Le tableau se compose en 4 comme suit :

  • Quadrant 1 ⚠️ : les tâches importantes et urgentes = sources de problèmes, donc à traiter en priorité

=> tâches requérant une attention et une action ultra rapides, problèmes urgents à résoudre, missions ayant un impact direct sur l’avancée d’un problème, mails et appels importants, …

  • Quadrant 2 : les tâches importantes, mais non urgentes = qui concerne l’avenir, donc à planifier 📅

=> missions importantes mais dont l’échéance n’est pas proche, veille stratégique, élaboration d’un plan d’action, formations, éléments à planifier sur les prochaines semaines …

  • Quadrant 3 : les tâches non importantes, mais urgentes = imprévus ou tâches à déléguer 🙋‍♀️

=> éléments « perturbateurs » = traitements de certains mails, demandes de tierces personnes internes ou externes, éléments à déléguer, tâches importantes pour d’autres mais pas pour vous, …

  • Quadrant 4 : Les tâches non importantes et non urgentes = sans doutes à éliminer 🗑️

=> mauvaises habitudes (consulter son smartphone sans cesse …), notifications intempestives, hésitations, …

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=> ‼️ Le quadrant 1 urgent et important est bien sûr la priorité absolue en termes de traitement. Les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes ne rentrent pas dans les objectifs prioritaires. Elles peuvent même être abandonnées dans le cas où elles sont véritablement inutiles.

  • Une tâche urgente est une tâche qui doit être réalisée immédiatement, elle ne peut pas attendre, mais elle n’affecte pas vos objectifs à long terme. Par exemple traiter une montagne de mails en retard.
  • Une tâche importante peut s’organiser au fil du temps et se réfère à un objectif à plus ou moins long terme. Planifier l’avenir avec les tâches importantes telles que des RDV récurrents, un déjeuner en famille, etc.
  • Certaines tâches peuvent être urgentes ET importantes, par exemple une deadline de déclaration à l’URSSAF est importante, et si elle est fixée au lendemain, cela devient urgent.

Pensez à mettre en évidence dans votre planning, les tâches urgentes 🗓️ (avec un code couleur fluo par exemple).

Distinguer l’urgent de l’important dans votre organisation est vraiment indispensable, il va donc être nécessaire de prendre du recul. L’idée étant de garder le contrôle de sa charge de travail et d’utiliser sa valeur ajoutée à bon escient 🧠.

La matrice vous permet donc de hiérarchiser 🗂️ et de trier les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Vous verrez apparaître ce qui peut être délégué.

A vous de placer les tâches au bon endroit ! Ensuite dressez une liste des tâches, voyez celles qui sont importantes, accordez leur une deadline pour les terminer.

Dans votre quotidien, essayez d’être pro-actif. Si vous passez votre temps à des tâches du quadrant 1 vous subissez continuellement et cela est source de stress. Et si vous ne faites que des tâches inutiles du quadrant 4, vous vous dévaloriserez. Essayez de faire le point régulièrement afin de vous recentrer sur des tâches non urgentes et importantes. Posez des délais, organisez vous 😉.

Nous l’avons vu, n’oubliez pas qu’une activité « importante » dont le délai de réalisation se rapproche inexorablement, deviendra à son tour une urgence si vous ne la faites pas… Alors stop à la procrastination !

La matrice permet donc une prise de recul intéressante quant à la gestion de notre denrée la plus précieuse : le temps ⏲️, ainsi qu’une prise de conscience sur notre état de stress et notre façon d’appréhender l’urgence – parfois toute relative !

👉 Cette classification très connue en 4 quadrants est applicable dans beaucoup de domaines, tant dans la vie professionnelle que dans la vie privée.

Je vous joins un modèle de tableau à télécharger ici, vous n’avez plus qu’à vous y mettre ✏️ !

Vous trouverez également un modèle simple pour votre plan d’actions , à personnaliser et compléter selon vos besoins.

Lorsque vous y verrez plus clair, ou si vous avez besoin de faire ce « tri », je peux vous aider en vous déchargeant de certaines tâches.

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